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比如我要做一个软件项目,我需要向老板汇报什么时候完成。在汇报之前,我通常会用倒推的方式,先留出两个礼拜测试软件的时间,再留出开发软件的时间,我就能推算出软件完成的时间。然后我再去跟老板沟通,沟通时提供一些具体的数据来支撑我的谈话内容,这样就能使老板更了解并控制你的工作进度。
而有些人在回答领导问题时却没有注意量化的问题。领导在下达任务的时候,通常会对工作有要求,问多久能完成,有人可能回答说我尽快,尽我所能;领导问这个工作怎么样,能不能做,有人回答可能吧。这种回答就是不可量化的。不确定的表达方式,在企业里面是很忌讳的。就如何量化自己的表达方式,在这一点上,我们应该学习下外企的经验。
可能很多中国人的数学很好,但我发现很多中国人的时间观念比较差,量化时间不精确。中国古代,人们把一天分成12个时辰,相较于西方将一天分为24个小时精确性就差不少。外企将任务完成的时间称为Deadline,到底什么是Deadline?就是一个你面临一件事情的底线时间,中文直译就是死亡线。这也说明了他们对完成任务时间的重视。
我们回答项目完成的时间的问题时,可能会说2月15号吧,而其实呢?这项目到3月15号能基本做完就不错了。西方人做事情前习惯先确定一个时间,在那个时间之前任务无论如何都要完成,如果不行的话,这个项目就要Close(中止)。
在表达任务完成的时间时,外企老板给出的时间通常也比较精确。比如(:文。)他们会要(:人,)求星期三上(:书;)午十点能完成(:屋!)吗?而我们大部分中国企业觉得精确到某天已经算很精确了。更精确的表达方式有利于老板安排下一步工作。老板要求上午十点将任务完成,是因为他可能要在十二点之前看完,然后下午一点就可以开会讨论一下。
我有一个在外企工作的朋友,给我讲过他的工作时间,每一个任务都有精确的时间。他在公司要负责午餐会,他十一点开始准备,下午一点钟就要汇报给他的老板。期间午餐会要解决的所有问题都有个精确时间。所以,量化时间对于表达很重要。
数据化、量化也是我们制定计划的依据。我们在策划一个项目时,要考证它的可行性,可是用什么来说明这个项目的可行性呢?那就需要数据来支持。比如我们要跟一个网站合作,这个网站的名字叫中关村在线,在跟这个网站合作之前,我们需要了解这个网站的实力,然后再决定要不要跟它合作。我们不能用“应该有很多人都上过,中关村在线会发布很多文章报道”这类的表达来说明。我们需要知道它发布了多少报道,这些报道到底被多少人看到了,到底它能产生什么样的社会影响力、通过什么办法去衡量这些虚拟的东西呢?
要衡量这个网站的实力,只能靠数据。我们需要了解它最近三天的时间到底有多少用户浏览了他们的网站,是直接点击,还是通过其他的网站辗转,二次的浏览量有多少,转载量有多少,原创的文章一天能够创造几千万的流量,被几千万的用户看到了。还可以通过对比合作媒体譬如新华网、人民网,通过它们量化的流量作对比。有了数据的支撑再去跟领导汇报工作时,他就更能根据你的汇报下决定,做计划。
量化的表达方式有助于办事效率的提高。我举一个KFC点餐的例子。我经常去的一家KFC外国顾客比较多,有时候我会注意他们的点餐方式。老外点餐时一般会说得比较清楚,大份、中份还是小份,比如他们会说:“我要一份中薯条,两块吮指原味鸡,一杯中可乐。”就能很快点完。而很多中国人表达方式却不太清楚,他会说:“我看看哈……要原汁原味鸡吧,对,原汁原味鸡。”然后紧接着服务员就得多问一句:“您要一块还是两块?”“给我拿上校鸡块。”服务员还要问:“您是要6块装,4块装,还是8块装的?”你刚说完6块装的,那边还得补问:“您是要甜酱,还是要辣酱?”这种不够量化的表达方式,会让整个沟通过程非常地烦琐,也耗费了彼此的时间。
量化,不只对工作很重要,对我们自身也非常重要。
量化的表达有助于求职者找到工作。面试时需要准备简历,很多人只是在上面写上做过什么事情就完了,参与过什么事情也就完了,把名头都写得很大,个个都是IBM的,微软的。如果你是新人的话,这些经历不禁让人怀疑,所以如果你真的参加过这么多项目,最好写清楚,比如什么时间参加的,你具体负责什么工作等等。这样写简历的可信度就会增加很多。
刚毕业的大学生在填写简历时,在描述性格特征这一栏里经常写活泼开朗,外向,善于交际,能歌善舞,会喝酒。这些都是没经过量化的词,拿喝酒这件事来说,能喝是什么概念,能喝几两也是能喝,能喝几斤也是能喝。如果你只能喝几两,你的领导却以为你能喝几斤,这在酒桌上就会出问题的。
在回答面试官的问题时,也要注重量化自己。在回答你参与过什么项目时,最好能将参与这个项目的情况描述清楚,比如你在什么时候做过一个什么样的项目,这个项目有多少人参加,你们的成本有多少等等,将信息进行数据化表达,这个时候你的面试官才能够很清楚知道你曾经做过什么事情。
所以,广大应聘者在面试前一定要了解清楚,你要应聘的岗位是什么,需要具备什么能力。然后根据这些要求在你简历上量化地表达你的能力。
量化能使自己更好地完成工作,提高自己的工作能力。比如你在这一周工作结束后,可以量化地进行工作总结:本周你见了多少客户,多少客户他们的反映非常好,多少客户还需要进一步沟通,多少客户会有意向。而这些客户中,他们有多少的预算,他们的预算大体是什么样一个分配规模,他们主要面对的选择等等。量化地做个人总结,可以使自己更清楚自己工作的完成情况;根据总结对领导报告时进行量化表述你的工作,老板也可以以此更好地评估你的工作;以此量化地跟你的客户沟通,客户会更加相信你的执行力。
很多单位年终做的绩效考核,都是以量化的标准,考核这一年你完成了的工作任务量。我们常常会碰到这种情况:老板觉得一个员工只完成60%的工作任务,而他非觉得自己完成了100%。这种情况就是自己量化标准没有做好。
如果在表达时,没有进行量化表达,就可能会给人一种不讲诚信的感觉,就像之前我讲到的女同事喝酒的故事,她说她能喝,酒桌上证明她不能喝,这就是她表达时没有量化好的问题。这件事可能使我们误会她不诚实。如果老板觉得你不讲诚信,你就可能失去老板的信赖;失去老板的信赖,接下来地工作就会变得不顺畅。所以我们在做事时一定要准确地去描述,去尽可能地量化。只有当你量化地表述你的问题时,才能使人更相信你说的话是准确的,是真实的、可靠的、能够让人信服的。
量化对我们的工作如此重要,这就要求我们在具体工作中时刻贯彻量化的原则。
一、在作风险评估时要注重准时精确
当你要对一个项目作风险评估时,你需要准确量化地将项目什么时候完成,项目可能遇到的问题,预计什么时候遇到问题,遇到问题的原因是什么,这个问题影响有多大,你有没有什么方法可以解决。将这些问题都阐述清楚是为了更好地解决问题,而不是为了出问题时逃避责任。
二、进度管理
我们也一定要学会对自己的工作进度进行有效的管理。对自己的项目做进度管理,是为了让自己更清楚自己的项目进度,以更好地推进项目的进展。做好进度管理,也有利于领导和同事问你进度时,你能准确地回答。
进度管理在生活和工作中都很重要,举个简单的例子,我要从西单路口走到天安门去见一个人。如果我把这段路程按照沿途的标志性建筑分成了几段,当我走到电报大楼的时候,我就知道我已经走了一半的路程了。这时,如果对方打电话问我走到哪儿了,还有多远,我就能清楚地回答:我走了一半路程了,还要多久就能到,这?
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